介護施設のケアカンファレンス議事録｜本人の希望と次の対応を残す書き方

会議前に用意する情報

議題は「最近の様子について」より、「午後の過ごし方について、本人の希望に合う選択肢を考える」のように、何を決めたいかまで書くと準備しやすくなります。記録担当者は、対象期間の介護記録や本人から聞いた希望、未確認の情報を整理します。

本人の希望と家族の希望が異なる場合は、それぞれの発言と確認日を残します。本人が会議に参加しない場合も、事前にどう意向を確かめたか、会議後に誰が説明するかを決めておきましょう。発言が難しい方は、意思を表しやすい方法や時間帯を関係職種で検討します。

議事録の項目例

架空の記入例：午後の活動への参加

以下は説明のための架空例です。実際の利用者や施設の事例ではありません。

議題：Aさんが午後の時間をどう過ごしたいか、本人の希望と活動の案内方法を検討する。

本人の意向：10月21日の面談で「大勢の活動より、少人数で話したい」と発言。家族は活動への参加機会が減っていないか心配している。

確認した事実：今週の活動記録では、集団活動の案内時に居室で過ごすと答えた日が2日あった。断った理由は記録にない。参加しないことだけで意欲の低下と結論づけない。

決定事項：担当Bが本人に、少人数で話す場と居室で過ごす選択肢を説明する。本人が希望した場合に参加を支援し、当日の希望と様子を記録する。

保留事項：これまでの案内方法をリーダーCが確認する。家族への説明は相談員Dが担当し、共有する内容は本人の意向と施設の個人情報の取扱手順を確認する。

見直し：10月29日にBとCが本人の感想と記録を確認する。本人が変更を希望した場合は、その時点で見直す。

この例の評価は参加回数だけにしません。本人が選べたか、過ごし方に納得しているかも確認します。記載した人数や確認日は運用例であり、開催頻度の基準を示すものではありません。

会議後の共有と計画の扱い

1. 終了前に、決定事項と保留事項を読み合わせます。担当者が不在なら、引き受けられるか当該職員へ確認する担当も決めます。
2. 記録担当者が議事録を整え、施設で決めた確認者が内容を照合します。発言の趣旨が不明な箇所は推測で補わず確認します。
3. 必要な職員が確認できる場所で共有します。勤務が異なる職員への周知方法も決めます。
4. 施設サービス計画などの変更が必要か、計画作成担当者に確認します。議事録を作っただけで、計画変更や説明の手続が済んだことにはなりません。

個人情報と共有範囲

議事録には、話し合いの目的に必要な情報を記します。関係のない家族事情や病歴まで広く配布しないようにしましょう。外部事業者への情報提供は、施設内の共有と分けて、利用目的、同意の要否、提供先と提供方法を確認します。

個人情報保護委員会のQ3-1では、介護関係事業者がサービス担当者会議等で利用者や家族の個人情報を使う場合、介護保険法に基づく指定基準による文書同意が必要と説明されています。一般的な同意の方法だけで判断せず、対象サービスの指定基準と施設の手順を確認してください。施設内だけの会議と外部への情報提供も区別して扱います。

議事録を閉じる前の確認表

• 本人と家族の意向を混同していない
• 確認した事実と職員の解釈を分けた
• 決定事項に担当者と確認日がある
• 保留事項に確認先と期限がある
• 本人への説明と必要な計画の見直しを確認した

議事録の様式を増やす前に、既存の記録欄で不足している項目を確認しましょう。別紙を追加する場合は、元の計画や経過記録をたどれるように参照先を付けます。